نگارش نامه‌های اداری از جمله مهم‌ترین انواع محتوایی است که بسیاری از افراد با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. چرا دست‌وپنجه؟ ‌علت این است که بسیاری از افراد مثلا دانشجوها، کارکنان شرکت‌های بین‌المللی و…، باید چنین نامه‌هایی را بنویسند اما چون اصول ساده کار را بلد نیستند، مدام درگیرند و نمی‌دانند که نامه را از کجا شروع کنند، چه اصطلاحاتی به کار ببرند و چطور با رعایت چارچوبی درست، اثرگذاری محتوای ارسالی‌شان را افزایش بدهند.

فرقی نمی‌کند که هدف‌تان از نگارش نامه چیست، در هر حال، ما به شما کمک می‌کنیم تا بتوانید نامه‌ای درست و معقول بنویسید و نتایج مطلوبی بگیرید. با ما همراه باشید.

نامه‌های اداری در مقابل نامه‌های غیررسمی؛ تفاوت را درک کرده‌اید؟

قبل از اینکه به شرح بخش‌های مختلف نامه اداری به زبان انگلیسی بپردازیم، واجب است که به شما گوشزد کنیم که رسمی‌نویسی با نگارش متن و محتوای غیررسمی کاملا فرق دارد. نامه‌های رسمی همیشه تایپ می‌شوند، حتما باید قواعد و چارچوب‌های تعریف‌شده درباره‌شان لحاظ شود. اگر قوانین را در نظر نگیرید، مخاطبان‌تان روی شما و پیامی که دارید، اصلا حساب نمی‌کنند و حتی شاید نخوانده، آن را رها نمایند. اما نامه‌های غیررسمی حال‌وهوای دیگری دارند. قاعده خاصی را دنبال نمی‌کنند و می‌توانید از کلمات و اصطلاحات رایج و غیررسمی هم در آنها کمک بگیرید.

باید حواستان را جمع کنید که مرز میان رسمی‌بودن و غیررسمی‌بودن با هم مخلوط نشود. البته از زیاده‌روی در رسمیت هم دوری کنید. چون قرار نیست به سبک قرن‌های گذشته نامه خود را به نگارش درآورید. نگارش نامه‌ای متناسب و متعادل به شما کمک می‌کند تا پیام‌تان را به‌سادگی به دست گیرنده برسانید و به اهداف‌تان برسید. در ادامه از اصول نامه‌نگاری خواهید خواند.

اصول نامه‌نگاری انگلیسی چیست؟

نامه‌نگاری به هر زبانی دارای اصولی است. نامه‌نگاری فارسی را بلدید؟ انگلیسی‌نوشتن هم قواعدی دارد. نخستین چیزی که باید در نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی رعایت کنید و در نظر بگیرید، شناخت ساختار است. دقت کنید که ساختار زبان انگلیسی به این سبک است:

• عنوان‌ها (heading)؛
• سلام‌واحوال‌پرسی(salutation)؛
• بدنه نامه (body)؛
• امضا (signature)؛
• ضمیمه (enclosure).

به تصویر زیر نگاه کنید:

اجازه بدهید که در ادامه هر یک از بخش‌های اصلی نامه‌های اداری انگلیسی را برایتان دقیق‌تر شرح بدهیم:

عنوان

تیتر یا سرصفحه یا عنوان نامه‌ای رسمی دارای دو بخش است: نشانی شما به‌عنوان فرستنده (به‌همراه تاریخ) و نشانی گیرنده.

نشانی‌ها

• نشانی فرستنده: نشانی فرستنده باید در بالای صفحه در گوشه سمت راست بیاید. زیر نشانی خود هم تاریخ نامه را اضافه کنید. در آمریکا برای نگارش تاریخ، ابتدا ماه، روز و بعد سال اضافه می‌شود. مثلا: March 15, 2018.  اما در اروپا و نقاط دیگر دنیا برای نگارش تاریخ در نامه اداری انگلیسی، ابتدا روز می‌آید، بعد ماه و بعد از آن هم سال قرار می‌گیرد.
• نشانی گیرنده: بخش دوم در بخش نشانی‌ها متعلق به نام و نشانی کسی است که برایش می‌نویسید. نام کامل فرد را به همراه نام سازمان یا اداره، دانشگاه و… و سپس نشانی‌اش بنویسید.

سلام و احوال‌پرسی

سلام‌ و احوال‌پرسی بخش بعدی است. در نامه‌های رسمی و غیررسمی این بخش وجود دارد. رایج‌ترین اصطلاحی که می‌توانید به کار بگیرید هم واژه dear  است. باید این واژه را در کنار نام فرد موردنظر بیاورید. مثلا: dear MR. Smith. یعنی آقای اسمیت عزیز. روش‌های مختلفی برای ابراز سلام وجود دارد:

• واژه dear به‌همراهی نام و نام‌خانوادگی فرد؛‌ اگر از جنسیت فردی که مخاطب‌تان است کاملا مطمئن نیستید، استفاده از نام و نام‌خانوادگی‌اش فکر خوبی است. این موضوع پیش می‌آید. چون شما نام‌های خارجی را نمی‌شناسید و شاید ندانید که مثلا مسئول تقاضای کار اداره‌ای که برایش می‌نویسید، خانم است یا آقا.
• واژه dear به‌همراهی MR/MRS/MS/DR و بعد نام‌خانوادگی فرد. این یعنی می‌توانید فرد مقابل را خانم…، آقای … صدا بزنید. اگر عنوان شغلی‌ را هم بدانید، استفاده از آن درست خواهد بود. برای مثال: dear DR Smith.
• واژه dear به‌همراهی واژه آقا یعنی sir یا خانم یعنی madam. این روش برای زمانی مناسب است که نام فرد مقابل را نمی‌دانید.

بدنه نامه

بدنه نامه‌های رسمی باید تا جای ممکن، مختصر و مفید باشد. از اطناب یا همان درازگویی در نوشتن بدنه به‌طور جدی پرهیز کنید. اجازه بدهید که درباره پاراگراف‌های این بخش از نامه بیشتر صحبت کنیم:

پاراگراف نخست

در بند یا پاراگراف نخست نامه باید به‌طور واضح و بدون حاشیه‌رفتن هدف نگارش نامه را مطرح کنید. برای مثال:

• من این نامه را برای شکایت در خصوص… می‌نویسم؛
• در پاسخ به آگهی شغلی‌تان … می‌نویسم؛
• من درخواست پذیرش در موقعیت تحصیلی… دارم.

اگر نامه‌تان پاسخ به نامه‌ای است که قبلا دریافت کرده‌اید، باید این را در متن قید کنید. یعنی بگویید که در پاسخ به نامه گیرنده، نامه را نوشته‌اید.

پاراگراف دوم

در این بخش از نامه باید اطلاعات و جزئیات را به بند نخست کار اضافه کنید. مثلا اگر می‌خواهید پیامی درباره درخواست شغلی بنویسید، در بند دوم نیاز به توضیحات درخصوص توانمندی‌های حرفه‌ای‌تان دارید. به‌عبارت دقیق‌تر، پاراگراف دوم، پوشش و بسط‌دادن پاراگراف نخست است.

پاراگراف پایانی

در بخش پایانی باید بار دیگر به‌زبانی دیگر هدف‌تان از نگارش نامه را بنویسید. مرحله و گام بعدی ارتباط را هم مشخص کنید و از گیرنده به‌خاطر زمانی که برای خواندن نامه‌تان صرف کرده، تشکر کنید. این مثال‌ها را ببینید:

• Thank you for taking the time to consider my application.
• I look forward to meeting you next week.
• I would be happy to provide references or further samples of my work.

امضا

بخش امضای نامه رسمی می‌تواند به شکل‌های مختلفی نوشته شود. به موارد رایج زیر دقت کنید:

• Sincerely yours: این عبارت رایج‌ترین اصطلاحی است که برای پایان‌دادن به نامه استفاده می‌شود. به‌خاطر سپردن این عبارت ساده است. معنای آن هم معادل «ارادتمند» در زبان فارسی به‌حساب می‌آید.
• Best regards: این عبارت رایج هم به معنای بااحترام است. از این هم به‌وفور در نگارش‌های رسمی استفاده می‌شود.
• Respectfully yours or Yours truly  : این اصطلاحات هم معادل مورد قبلی هستند و می‌توانید در پایان نامه به‌عنوان امضای نهایی از آنها استفاده کنید.
• Regards, Thank You, and With Appreciation : این موارد هم مطلوب هستند.

نکته مهم و کنکوری

از رسمی‌کردن بیش از حد نامه خودداری کنید. طوری ننویسید که انگار با قلم‌مویی از پَر و جوهر در حال نگارش هستید. ضمن اینکه حواستان باشد که واژه‌ها و اصطلاحات غیررسمی و سبک هم ناخودآگاه وارد کلامتان نشوند. تعادل و سادگی را رعایت کنید.

ضمیمه

نامه‌های رسمی مانند نامه‌هایی حاوی رزومه‌های تحصیلی نیاز به بخش ضمیمه هم دارند. در این بخش توضیح می‌دهید که مدارکی را به نامه‌تان پیوست کرده‌اید.

عبارات و اصطلاحات رایج در مکاتبات و نامه‌نگاری چیست؟

برای اینکه راحت‌تر از عهده نگارش نامه‌های رسمی برآیید، باید نمونه‌هایی را مرور کنید و با تمرین به بهترین نتیجه برسید. در بخش‌های قبلی از استخوان‌بندی و شیوه نگارش نامه‌های رسمی انگلیسی گفتیم، حالا خوب است که عبارات و اصطلاحات رایج را هم بدانید. با آگاهی از عبارات رایج رسمی می‌توانید بهتر و بی‌دغدغه‌تر نامه‌ای استاندارد را به نگارش درآورید.

اصطلاحات برای شروع نامه در بخش سلام و تعارف‌های رایج

• Dear Sir or Madam؛ خانم یا آقای عزیز.
• Dear Mr Smith؛ آقای اسمیت عزیز (اسمیت یک نام و به‌عنوان مثال است).
• Dear Ms Green؛ خانم گرین عزیز (گرین یک نام و به‌عنوان مثال است).
• Dear Madam؛ خانم عزیز/محترم.
• Dear Sir. آقای عزیز/محترم.

اصطلاحات برای بخش آغازین نامه در بدنه

• I am writing to inform you that …یا to confirm …یا
  to request …یا
  to enquire about … .

• برای شما می‌نویسم تا اطلاع بدهم که… یا تایید کنم که… یا درخواست کنم که یا درباره… بپرسم.

• I am contacting you for the following reasons.

• من به دلایل زیر برایتان این نامه را می‌نویسم.

• I recently read/heard about  . . . and would like to know . . . .

• اینجانب اخیرا درباره… شنیده‌ام و مایلم بدانم که… .

• Having seen your advertisement in … , I would like to …

• با مشاهده آگهی‌تان در… مایلم که … .

• I would be interested in … .

• من مایلم که … .

• I received your address from …      and would like to   ….

• من نشانی‌تان را از … دریافت کرده‌ام و مایلم که… .

• I am writing to tell you about ….

• من می‌خواهم درباره… برایتان بنویسم تا بگویم که… .

اگر نامه‌تان در پِی تبادل پیام‌هایی در گذشته باشد هم می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

•  Thank you for your letter of January 29 … .

• باتشکر از نامه‌تان در تاریخ ۲۹ ژانویه… .

• Thank you for contacting us/me.

• باتشکر از پیامتان به ما/من.

• In reply to your request ….

• در پاسخ به درخواست شما… .

• Thank you for your letter regarding ….

• باتشکر از پایمتان درخصوص… .

• With reference to our telephone conversation on thursday … .

• در پی تماس‌مان در روز پنجشنبه… .

• Further to our meeting last week … .

• در راستای جلسه هفته گذشته‌مان… .

• It was a pleasure meeting you in newyork last month.

• دیدار با شما در نیویورک در ماه گذشته بسیار خوشایند بود… .

• I enjoyed having dinner with you last week in London.

• من از شامی که هفته گذشته با حضورتان در لندن داشتیم لذت بردم… .

مطرح ‌کردن درخواست در متن نامه

• We would appreciate it if you would … .

• ما ممنون می‌شویم اگر… .

• I would be grateful if you could….

• ممنون می‌شوم اگر… .

• Could you please send me . . . .

• می‌توانید برای من… را ارسال کنید؟

• Could you possibly tell us/let us have… .

• امکان دارد که به ما بگویید / به ما اجازه بدهید که بدانیم… .

• In addition, I would like to receive … .

• در ادامه، مایلم که… دریافت کنم.

• It would be helpful if you could send us … .

• کمک بزرگی خواهد بود اگر برای ما … ارسال کنید.

بخش پایانی نامه

• I look forward to seeing you next week.

• من مشتاق دیدارتان در هفته آینده‌ هستم.

• Looking forward to hearing from you.

• مشتاق شنیدن از سمت شما هستم.

• I look forward to meeting you on the …  .

• مشتاق دیدارتان در تاریخ …. هستم.
• An early reply would be appreciated.
• پاسخ سریع‌تان به این پیام را قدردان خواهم بود.

اصطلاحاتی که در این متن آورده شد، تنها راهنما و نمونه‌هایی هستند که می‌توانند دریچه‌ای برای انتخاب بهتر عبارات در نوشتن نامه‌ای رسمی باشند. قطعا عبارات و اصطلاحات متعدد دیگری هم وجود دارد که می‌توانید در نگارش نامه‌تان روی آنها حساب کنید.

ترجمه نامه‌های اداری از فارسی به انگلیسی

ترجمه نامه‌های اداری از فارسی به انگلیسی در مواقع مختلفی موردنیازتان خواهد بود. بسیاری از مواقع، برای پیش‌برد مراودات تجاری با شرکت‌های دیگر نیازمند نگارش نامه‌های رسمی خواهید بود.

اگر دانشجو یا استاد هستید و در زمینه‌های علمی مشغول به کار و پژوهش باشید هم نیاز به تبادل اطلاعات با محققان، مجلات بین‌المللی و دانشگاه‌های مختلف دارید. گاهی هم پای مهاجرت و ارسال نامه‌های تقاضانامه کاری و تحصیلی پیش می‌آید. پس باید بتوانید نامه‌هایی درست و استاندارد بنویسید.

اگر زبان انگلیسی‌تان خوب باشد، با یادگیری چارچوب نامه‌های اداری به‌سادگی می‌توانید اقدام به نگارش متنی درست و مناسب کنید. اگر هم زبان‌تان به‌اندازه کافی خوب نیست، راه‌کارهایی پیش روی‌تان وجود دارد که می‌تواند مشکلات‌تان را حل کند. گوگل‌ترنسلیت و نرم‌افزارهای هوشمند ترجمه؟ پاسخ منفی است.

هرچند که فناوری در زمینه ترجمه در بسیاری از مواقع به‌کمک افرادی می‌آید که به‌اندازه کافی به زبان‌های دیگر، به‌ویژه انگلیسی واقف نیستند اما باید قبول کرد که درخصوص نگارش نامه‌های اداری و مهم و مواردی که بسیار حساس هستند، اصلا و ابدا نمی‌توان روی آنها حساب کرد.

اگر دانش کافی درباره زبان انگلیسی نداشته باشید، سعی‌تان این خواهد بود که اصطلاحات فارسی را با نرم‌افزارهای مختلف ترجمه به انگلیسی ترجمه کنید. این کار درصد خطای بسیار بالایی دارد و می‌تواند نتیجه‌ای خنده‌دار و تاسف‌برانگیز داشته باشد. چرا تاسف‌برانگیز؟ به‌این خاطر که گیرنده‌های چنین نامه‌ای با مشاهده ایرادات و اشکالات فاحش، سریع آن را کنار می‌گذارند و شما را از رساندن و انتقال پیامتان دور نگه می‌دارند. پس برای ترجمه نامه اداری از فارسی به انگلیسی باید به فکر استفاده از کمک‌های حرفه‌ای باشید. در ادامه درباره کمک‌های حرفه‌ای ترجمه بیشتر خواهید خواند.

خدمات ترجمه رایت می

همان‌طور که گفته شد، اهمیت نامه‌های رسمی و اداری بسیار زیاد است و نمی‌توان از طریق نرم‌افزارهای ترجمه یا با دانشی اندک دست به نگارش آنها زد. اگر به‌اندازه کافی انگلیسی نمی‌دانید، هیچ اشکالی ندارد. موسسات خوش‌سابقه‌ای مانند رایت می در کنارتان هستند تا به‌بهترین شکل ممکن، اقدام به نوشتن نامه‌های موردنظرتان کنید.

کارشناسان و مترجمانی که در مجموعه‌ای حرفه‌ای مشغول به فعالیت هستند، بنا به تجربه و دانشی که دارند، به‌سادگی و سرعت می‌توانند نامه موردنظرتان را به نگارش دربیاورند. رایت می مجموعه‌ای بزرگ و متشکل از تعداد زیادی مترجم و ویراستار خبره است که با دقت و وسواس خاصی انتخاب شده‌اند و همگی مدام در مسیر آموزش و تقویت عملکرد خود هستند.

بنابراین، هم در زمینه ترجمه نامه‌های رسمی و هم انواع دیگر خدمات ترجمه می‌توانند به شما کمک و یاری برسانند. روش دسترسی به خدمات ترجمه و ویرایش این تیم حرفه‌ای هم بسیار ساده و به‌طور کامل از طریق فضای آنلاین است. با مراجعه به سایت رایت می می‌توانید با بخش‌های مختلف آن آشنا شوید، خدمات مختلفی را که ارائه کند به‌سادگی بشناسید و از طریق روش‌های ارتباطی بسیار آسانی که در دسترس‌تان است، برای سفارش‌های خود اقدام کنید.

انواع روش‌های تماس برای ارتباط با کارشناسان پشتیبانی رایت می وجود دارد. پس اگر به‌اندازه کافی انگلیسی نمی‌دانید، اصلا نگران نباشید چون رایت می در کنار شماست و خدمات بسیار متنوعی را در حوزه ترجمه و ویرایش ارائه می‌کند.